Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

                                                                                                  Tarih:

                                                                                                               Versiyon No:

 

 

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

1. AMAÇ

Novatek Endüstriyel Sis. Boyahane Sis.İth.İhr.San.Tic.Ltd ŞİRKETİ’nin, ticari faaliyetlerini yerine getirirken hukuki sorumluluğunun bir parçası olarak, kişisel verileri, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”), ikincil mevzuat, ilgili diğer mevzuat ve Kişisel Verilerin Korunması Kurul’u kararları ile diğer yetkili merci kararlarına uygun olarak korumakta, işlemekte, saklamakta, aktarmakta ve imha etmektedir.

İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) uyarınca, Kişisel Veriler’in Şirket tarafından Veri Sorumlusu sıfatıyla işlenmesindeki amaç ve amaca yönelik azami saklama süresinin belirlenmesindeki esaslar ile silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi süreçleri hakkında Şirket’in tüm paydaşlarını bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

1. TANIMLAR

İşbu Politika’da, metnin içeriği aksini gerektirmedikçe, aşağıda belirtilen kelimeler, ifadeler veya bunların türevleri, ilk harfleri büyük olarak kullanıldıkları sürece, aşağıdaki şekilde anlaşılmalıdır;

Açık Rıza	:	Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
İlgili Kullanıcı	:	Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda Kişisel Verileri işleyen kişileri,
	:	Kişisel Veriler’in silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,
Kayıt Ortamı	:	Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen Kişisel Verilerin bulunduğu her türlü ortamı,
	:	6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu,
Kişisel Veri	:	Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
Kişisel Veriler’in İşlenmesi	:	Kişisel Verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
Kişisel Veriler’in Anonim Hale Getirilmesi	:	Kişisel Veriler’in, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,
Kişisel Veriler’in Silinmesi	:	Kişisel Veriler’in İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesini,
Kişisel Veriler’in Yok Edilmesi	:	Kişisel Veriler’in hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini,
	:	Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu,
Özel Nitelikli Kişisel Veri	:	Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri,
Periyodik İmha	:	KVKK’da yer alan Kişisel Veriler’in işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda Kişisel Veriler’i saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini,
Veri Sahibi/İlgili Kişi	:	Kişisel Verisi işlenen gerçek kişiyi,
Veri Sorumlusu	:	Kişisel Veriler’in İşlenmesi’nin amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi,
	:	28 Ekim 2017 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’i

ifade etmektedir.

İşbu maddede yer almayan ancak Politika içerisinde ilk harfleri büyük olarak kullanılan kelimeler bakımından KVKK ve Yönetmelik’te yer alan tanımlar geçerli kabul edilecektir.

 

1. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin İlkeler

Şirket tarafından Kişisel Veriler işlenirken KVKK’da yer alan aşağıdaki ilkelere tam uyum sağlanmaktadır;

1. Kişisel Veriler’in silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesinde KVKK’nın 4. maddesinde sayılan ilkeler ile 12. maddesi kapsamında alınması gereken ve işbu Politika’nın 4. maddesinde belirtilen teknik ve idari tedbirlere, ikincil mevzuat, ilgili diğer mevzuat ve Kişisel Verilerin Korunması Kurul’u kararları ile diğer yetkili merci kararlarına ve işbu Politika’ya tamamen uygun hareket edilmektedir.
2. Kişisel Veriler’in silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan tüm işlemler Şirket tarafından kayıt altına alınmakta ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanmaktadır.
3. Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, Kişisel Veriler’i re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı tarafımızca seçilmektedir. Ancak, İlgili Kişinin talebi halinde uygun yöntem gerekçesi açıklanarak seçilecektir.
4. KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde yer alan Kişisel Veriler’in işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, Kişisel Veriler Şirket tarafından re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Bu hususta İlgili Kişi tarafından Şirket’e başvurulması halinde;

1. İletilen talepler en geç 30 (otuz) gün içerisinde sonuçlandırılmakta ve ilgili kişiye bilgi verilmektedir.
2. Talebe konu verilerin üçüncü kişilere aktarılmış olması durumunda, bu durum verilerin aktarıldığı üçüncü kişiye bildirilmekte ve üçüncü kişiler nezdinde gerekli işlemlerin yapılması temin edilmektedir.

 

• Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme

Şirket, kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkelere, kanunlara, ikincil düzenlemelere, genel güven ve dürüstlük kurallarına uygun hareket etmektedir. Bu kapsamda, kişisel verilerin işlenmesinde orantılılık gerekliliklerini dikkate almakta, kişisel verileri amacın gerektirdiği dışında kullanmamaktadır.

• Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama

Şirket, kişisel veri sahiplerinin temel haklarını ve kendi meşru menfaatlerini göz önünde      bulundurarak işlediği kişisel verilerin doğru ve güncelliğini sağlamaya yönelik her türlü idari ve teknik kontrollerin yapılmasına dikkat eder.  Veri sahiplerine bu kapsamda doğru ve güncel olmayan verilerinin düzeltilmesi veya silinmesini isteme hakkı tanınır.

• Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

Şirket, yürütmekte olduğu ticari faaliyet ile bağlantılı ve bunlar için gerekli olan kadar işlemektedir. Şirket tarafından kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği henüz kişisel veri işleme faaliyeti başlamadan ortaya konulmaktadır.

• İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

Şirket, kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktadır.

 

• İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

1)Şirket, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler Şirket tarafından re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı seçilmektedir. Söz konusu kayıtların imha ve periyodik imha sürelerine Şirket’in Kişisel Verilerin İşlenmesine dair Ana Envanter’den ulaşabilirsiniz.

 

1. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

 

Şirket tarafından KVKK ve ikincil mevzuat, ilgili diğer mevzuat ve Kurul kararları ile diğer yetkili merci kararlarına uygun olarak elde edilen Kişisel Veriler’in saklama ve imha sürelerinin tespitinde aşağıda sırasıyla belirtilen ölçütlerden yararlanılmaktadır:

 

1. Mevzuatta söz konusu Kişisel Veriler’in saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Anılan sürenin sona ermesi akabinde veri hakkında 2. bent kapsamında işlem yapılır.
2. Söz konusu Kişisel Veriler’in saklanmasına ilişkin olarak mevzuatta öngörülen sürenin sona ermesi veya ilgili mevzuatta söz konusu verinin saklanmasına ilişkin olarak herhangi bir süre öngörülmemiş olması durumunda söz konusu kayıtların imha ve periyodik imha sürelerine Şirket’in Kişisel Verilerin İşlenmesine dair Ana Envanter’den ulaşabilirsiniz.

Saklama süresi dolan Kişisel Veriler, işbu Politika’nın ekinde yer alan imha süreleri çerçevesinde, 6 (altı) aylık periyodlarla işbu Politika’da yer verilen usullere uygun olarak Periyodik İmha şeklinde imha edilir.

Kişisel Verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere her faaliyet açısından ayrı saklama süresi belirlenmiş olup bu sürelere Şirket’in Kişisel Verilerin İşlenmesine dair Ana Envanter’den ulaşabilirsiniz.

1. SAKLAMA VE İMHAYI GEREKTİRECEK SEBEPLER

Veri Sahipleri’ne ait Kişisel Veriler, Şirket tarafından özellikle;

1. Her türlü ticari/iş faaliyetlerin sürdürülebilmesi,
2. Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi,
3. Çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası ile
4. Müşteri ilişkilerinin yönetilebilmesi amacıyla,

Yukarıda sayılan fiziki veyahut elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde KVKK ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.

Saklamayı gerektiren sebepler aşağıdaki gibidir:

1. Kişisel Veriler’in sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması,
2. Kişisel Veriler’in bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması,
3. Kişisel Veriler’in kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirket’in meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması,
4. Kişisel Veriler’in Şirket’in herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması,
5. Mevzuatta Kişisel Veriler’in saklanmasının açıkça öngörülmesi,
6. Veri Sahipleri’nin Açık Rıza’sının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından Veri Sahipleri’nin Açık Rıza’sının bulunması.

Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde Veri Sahipleri’ne ait Kişisel Veriler, Şirket tarafından re’sen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:

1. Kişisel Veriler’in işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
2. Kişisel Veriler’in işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
3. KVKK’nın 5. ve 6. maddelerindeki Kişisel Veriler’in işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması,
4. Kişisel Veriler’i işlemenin sadece Açık Rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
5. İlgili Kişi’nin, KVKK’nın 11. maddesinin (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde Kişisel Verileri’nin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Veri Sorumlusu tarafından kabul edilmesi,
6. Veri Sorumlusu’nun, İlgili Kişi tarafından Kişisel Verileri’nin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya KVKK ile öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
7. Kişisel Veriler’in saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, Kişisel Veriler’i daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.

1. KİŞİSEL VERİLERİN ŞİRKET TARAFINDAN SAKLANMASI VE İMHASI USULLERİ

1. KAYIT ORTAMLARI

Veri Sahipleri’ne ait Kişisel Veriler, Şirket tarafından aşağıdaki tabloda listelenen ortamlarda başta KVKK hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak ve uluslararası veri güvenliği prensipleri çerçevesinde güvenli bir şekilde saklanmaktadır.

1. Elektronik ortamlar:

• MICROSOFT OFFICE365 EMAIL SERVISI
• FILE SERVER
• YEDEK DISKI
• NETSİS
• SKYPE

1. Fiziksel ortamlar:
   • BİRİM DOLAPLARI
   • ARŞİV

1. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.

Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.

Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.

Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.

Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.

İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.

Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.

Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.

Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.

Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.

Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.

Şirket KVKK Prosedürü

KVKK Denetim Prosedürü ( Planlı & Rastgele)

Personel PDKS sistemi ile Giriş/Çıkışların Takibi Prosedürü

KVKK Politikası

Veri İmha Politikası

KVKK Eğitimi - 1 Genel Bilgilendirme : Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı İşlenmenin Önlenmesi

Oryantasyon Eğitimi (KVKK ile ilgili bir section eklenecek)

Şirket Çalışanlarına Gizlilik Sözleşmeleri İmzalatılması

İlgili Kişi/Kişilere Aydınlatma Metninin İmzalatılması

Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişimin Önlenmesi Alınan İdari Tedbirler Listesi

KVKK Eğitim Takvimi[ZS1]

Şirket, Kişisel Veriler’in korunması için gerekli olan uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır. KVKK’da öngörülen tedbirler şunlardır:

• Kişisel Veriler’in hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
• Kişisel Veriler’e hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,
• Kişisel Veriler’in muhafazasını sağlamak.

Kişisel Veriler’in güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmemesi, erişilmesinin önlenmesi ve verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi amacıyla KVKK’nın 12. maddesindeki ilkeler çerçevesinde, Şirket tarafından alınmış olan tüm idari ve teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:

1. İdari Tedbirler

Şirket idari tedbirler kapsamında;

 

1. Teknik Tedbirler

Şirket teknik tedbirler kapsamında;

1	Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
2	Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.

1. PERSONEL

Kişisel Veri saklama ve imha sürecinde yer alan personelin unvanlarına, birimlerine ve görev tanımlarına işbu Politika’nın ekinde (EK-1: Kişisel Verilerin Saklama ve İmha Süreçlerinde Yer Alan Kişilere Dair Liste) yer alan listeden ulaşabilirsiniz

1. Kişisel Veriler’in Silinmesi ve Yok Edilmesi Teknikleri

Şirket tarafından Kişisel Veriler’in silinmesi ve yok edilmesi tekniklerine ilişkin usul ve esaslar aşağıda sayılmıştır:

Kişisel Verilerin Silinmesi:

Yazılımdan Güvenli Olarak Silme: Tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla işlenen ve dijital ortamlarda muhafaza edilen veriler silinirken; İlgili Kullanıcı’lar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde Kişisel Veri’nin ilgili yazılımdan silinmesine ilişkin yöntemlerin kullanılmasıdır.

Uzman Tarafından Güvenli Olarak Silme: Veri Sorumlusu’nun kendisi adına Kişisel Veriler’i silmesi için bir uzman ile anlaşmasıdır. Bu durumda, Kişisel Veriler bu konuda uzman olan kişi tarafından İlgili Kullanıcı’lar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde güvenli olarak silinecektir.

Kâğıt Ortamında Bulunan Kişisel Verilerin Karartılması: Kişisel Veriler’in amaca yönelik olmayan kullanımını önlemek veya silinmesi talep edilen verileri silmek için ilgili Kişisel Veriler’in fiziksel olarak kesilerek belgeden çıkartılması veya geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemeyecek hale getirilmesi, kapatılması yöntemidir.

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi:

De-manyetize Etme: Manyetik medyanın yüksek manyetik alanlara maruz kalacağı özel cihazlardan geçirilerek üzerindeki Kişisel Veriler’in okunamaz bir biçimde bozulması yöntemidir.

Fiziksel Yok Etme: Kişisel Veriler’in herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla da işlenebilmektedir. Bu tür veriler yok edilirken Kişisel Veri’nin sonradan kullanılamayacak biçimde fiziksel olarak yok edilmesi sisteminin uygulanmasıdır

Üzerine Yazma: Üzerine yazma yöntemi, özel yazılımlar aracılığı ile manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerinden en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele verilerin yazılarak eski verinin okunabilmesi ve kurtarılabilmesini imkânsızlaştıran veri yok etme yöntemidir.

Yukarıda sayılan durumlar gerçekleşmesi sırasında Şirket; KVKK, Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine veri güvenliğinin sağlanması amacıyla tam uyum sağlamakta ve gerekli tüm idari ve teknik tedbirleri almaktadır.

1. Kişisel Veriler’in Anonim Hale Getirilmesi Teknikleri

Şirket tarafından Kişisel Veriler’in anonim hale getirilmesi tekniklerine ilişkin usul ve esaslar aşağıda sayılmıştır:

Değer Düzensizliği Sağlamayan Anonim Hale Getirme Yöntemleri:

Değer düzensizliği sağlamayan anonim hale getirme yöntemleri, saklanmakta olan Kişisel Veriler’de bir değişiklik veya ekleme/çıkarma yapılmaksızın; Kişisel Veri grubunun (- genelleme, birbiri ile yer değiştirme veya gruptan belirli bir veri veya alt veri grubunun çıkarılması ile uygulanan anonimleştirmeye yöntemleridir.

Değişken Çıkartma: Betimleyici nitelikteki verilerin çıkartılması yöntemi ile toplanılan verilerin bir araya getirilmesinden sonra oluşturulan veri setindeki değişkenlerden yüksek dereceli betimleyici olanlarının çıkartılarak mevcut veri setinin anonim hale getirilmesidir.

Kayıtları Çıkartma: Kayıttan çıkarma yönteminde veriler arasında tekillik ihtiva eden veri satırı kayıtlar arasından çıkaralar saklanan veriler anonim hale getirilmektedir.

Bölgesel Gizleme: Bölgesel gizleme yönteminde ise tek bir verinin çok az görülebilir bir kombinasyon yaratması sebebi ile belirleyici niteliği mevcut ise ilgili verinin gizlenmesi yoluyla anonimleştirmenin sağlanmasıdır.

Alt ve Üst Sınır Kodlama: Alt ve üst sınır kodlaması yöntemi ile önceden tanımlanmış kategorilerin yer aldığı bir veri grubundaki değerlerin, belirli bir ölçüt belirlenerek birleştirilmesiyle anonim hale getirilmesi mümkün olmaktadır.

• : Veri toplulaştırma yöntemi ile birçok veri toplulaştırılmakta ve Kişisel Veriler herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmektedir.

Global Kodlama: Veri türetme yöntemi ile Kişisel Verinin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturulmakta ve Kişisel Veri’nin herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi sağlanmaktadır.

Değer Düzensizliği Sağlayan Anonim Hale Getirme Yöntemleri

Değer düzensizliği sağlayan anonim hale getirme yöntemlerinde ise, değer düzensizliği sağlamayanların aksine Kişisel Veri gruplarında bazı verilerin değiştirilmesi ile bozulma yaratılmaktadır.

Gürültü Ekleme: Verilere gürültü ekleme yöntemi özellikle sayısal verilerin ağırlıklı olduğu bir veri setinde mevcut verilere belirlenen oranda artı veya eksi yönde birtakım sapmalar eklenerek veriler anonim hale getirilmektedir.

Mikro Birleştirme: Mikro birleştirme yönteminde tüm veriler ilk olarak anlamlı bir sıraya dizilerek (büyükten küçüğe gibi) gruplara ayrılıp, grupların ortalaması alınarak elde edilen değer mevcut gruptaki ilgili verilerin yerine yazılarak anonimleştirme sağlanmış olacaktır.

Veri Değiş Tokuşu: Veri değiş tokuşu yönteminde saklanan veriler içerisinden seçilen çiftler arasında bir değişkenin değerleri birbiri ile değiştirilir.

Yukarıdaki yöntemlerin belirlenmesinde Kurul tarafından yayımlanan güncel rehber kaynak alınmıştır.

1. DİĞER HUSUSLAR

KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri ile işbu Politika arasında uyumsuzluk olması halinde, öncelikle KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanacaktır.

1. YÜRÜRLÜK

Şirket tarafından hazırlanmış işbu Politika güncel olup [●] tarihinde yürürlüğe girmiştir ve Şirket internet sitesinde yayımlanarak tüm ilgililere duyurulur. Politika’da değişiklik olması durumunda, Politika’nın yürürlük tarihi ve ilgili maddeler bu doğrultuda güncellenecektir. Güncelleme tablosu işbu Politika’nın ekindedir (EK-3: Güncelleme Tablosu).

1. EKLER

EK-1: Kişisel Verilerin Saklama ve İmha Süreçlerinde Yer Alan Kişilere Dair Liste

EK-2: Kişisel Verilerin Saklama ve İmha Sürelerini Gösterir Tablo

EK-3: Güncelleme Tablosu

 

 

 

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLAMA VE İMHA SÜREÇLERİNDE

YER ALANLARA DAİR LİSTE

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’in 6. Maddesi’nin (f) fıkrası gereğince; Kişisel Veriler’i Saklama ve İmha süreçlerinde yer alanların unvanlarına, birimlerine ve görev tanımlarına yer verilmesinin gereği olarak işbu Politika’nın ekinde sunulan liste aşağıdaki gibidir;

PERSONEL UNVAN, BİRİM VE GÖREV LİSTESİ PERSONEL GÖREV SORUMLULUK

PERSONEL	GÖREV	SORUMLULUK
İdari İşler	Saklama ve İmha Politikası Uygulama Sorumlusu	KVKK Başvuru irtibat kişisi, Görevi dahilinde olan Teknik ve Finansal İşler süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi, Periyodik güncelleme listelerinin yerine getirilmesinin sağlanması Verbis sisteminde yapılacak kayıt ve değişikliklerin takibi
İnsan Kaynakları	İnsan Kaynakları Departmanı- Kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu	Görevi dahilinde olan İnsan Kaynakları ve İdari İşler süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi KVKK uyarınca veri sahiplerinin başvuru süreçlerinin yürütülmesi  ve bu başvurular uyarınca imha sürecinin yönetimi

 

 

 

 

 

 

 

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİNİ GÖSTERİR TABLO

Şirket tarafından işlenen verilere ait saklama ve imha süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde süreç bazında tespit edilmiş olup, anılan Ana Envanter’e [•] linki üzerinden erişilebilecektir.

SÜREÇ	SAKLAMA SÜRESİ	İMHA SÜRESİ
Kurumsal İletişim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası	BAKINIZ ANA ENVANTER	BAKINIZ ANA ENVANTER
Genel Kurul İşlemleri	BAKINIZ ANA ENVANTER	BAKINIZ ANA ENVANTER
İhale/işyeri açma/bakanlıklar müsteşarlıklar evrak hazırlama süreçleri	BAKINIZ ANA ENVANTER	BAKINIZ ANA ENVANTER
Personel ile ilgili mahkeme/icra bilgi taleplerinin cevaplanması	BAKINIZ ANA ENVANTER	BAKINIZ ANA ENVANTER
Sözleşmelerin hazırlanması	BAKINIZ ANA ENVANTER	BAKINIZ ANA ENVANTER
İşe alım	BAKINIZ ANA ENVANTER	BAKINIZ ANA ENVANTER
Bordrolama	BAKINIZ ANA ENVANTER	BAKINIZ ANA ENVANTER
Personel özel sağlık ve ferdi kaza sigorta poliçelerinin hazırlanması organizasyonu	BAKINIZ ANA ENVANTER	BAKINIZ ANA ENVANTER
Çalışanlara araç tahsis edilmesi	BAKINIZ ANA ENVANTER	BAKINIZ ANA ENVANTER
İş sağlığı ve güvenliği uygulamaları	BAKINIZ ANA ENVANTER	BAKINIZ ANA ENVANTER
Active Directory	BAKINIZ ANA ENVANTER	BAKINIZ ANA ENVANTER
Log/Kayıt/Takip Sistemleri	BAKINIZ ANA ENVANTER	BAKINIZ ANA ENVANTER
Ana veri oluşturma süreçleri	BAKINIZ ANA ENVANTER	BAKINIZ ANA ENVANTER
Şirket ortakları ve yönetim kurulu üyelerine ait bilgiler	BAKINIZ ANA ENVANTER	BAKINIZ ANA ENVANTER
Şirket kredi kartı tahsisi	BAKINIZ ANA ENVANTER	BAKINIZ ANA ENVANTER
Ödeme işlemleri	BAKINIZ ANA ENVANTER	BAKINIZ ANA ENVANTER
Personel Finansman Süreçleri	BAKINIZ ANA ENVANTER	BAKINIZ ANA ENVANTER
Sözleşme sürecinin bir bölümü ve sözleşmenin muhafazası	BAKINIZ ANA ENVANTER	BAKINIZ ANA ENVANTER
Kaza Raporlama	BAKINIZ ANA ENVANTER	BAKINIZ ANA ENVANTER
Toplantı notlarının, katılımcılar ile paylaşılması	BAKINIZ ANA ENVANTER	BAKINIZ ANA ENVANTER
Doküman hazırlanması	BAKINIZ ANA ENVANTER	BAKINIZ ANA ENVANTER
Eğitim kayıtlarının dosyalanması	BAKINIZ ANA ENVANTER	BAKINIZ ANA ENVANTER
Acil Durum Hazırlıkları	BAKINIZ ANA ENVANTER	BAKINIZ ANA ENVANTER

 

KİŞİSEL VERİLERİN KAYDEDİLDİĞİ ORTAMLARIN LİSTESİ

İşbu Politika’da yapılan değişiklikler aşağıdaki tabloda yer almaktadır.

(6 ayda bir güncellenecek)

GÜNCELLEME TARİHİ	DEĞİŞİKLİKLERİN KAPSAMI
[●]	[●]
[●]	[●]